Finance & Administration Manager

Duties & Responsibilities:

• Management of all Accounts Payable procedures: Vendor bills, scheduled recurring bills, expense claims, payments related toagreements, etc.
• Management of Accounts Receivable procedures: Customer invoices, scheduled recurring invoices, invoices related to agreements, etc.
• Management of all payment and acceptance methods: Cheques, e-transfers, direct deposits, foreign currency wire transfers, direct Debits etc.
• Prepare bank deposits and manage Payfast e-commerce transactions.
• Daily/Weekly/Monthly reconciliation of bank and credit card accounts.
• Preparation of monthly and quarterly reports. Actuals against budget with initial variance and year- end projection analysis. Balancesheets. Cash flow.
• Oversee reclassifications and posting of journal entries.
• In coordination with staff, facilitate the detailed financial management of the company activities.
  • Prepare all funding partner reports as required.
  • Prepare and manage a comprehensive annual budget with CEO, CFO and EXCO to present to the Board of Directors and ensure that allcontrols are in place.
  • Organize the preparation for, and co-ordination of the annual audit and any other special audits or reviews that may occur.
  • Support CEO, Senior Management through the CFO in securing funding.
• Develop and drive improvements and efficiencies to optimize financial management for the organization.
• Work closely with the CEO/CFO to manage 3^rd party relationships as appropriate & all other administrative matters including butnot limited to  leases, insurance, service agreements, etc.
• Record and update financial policies and procedures and reflect best practices.
• Manage payroll.
• Develop and maintain electronic personnel records.
• Coordinate and assist with the onboarding and orientation of new employees.